Young Professionals (YPs) des Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) zu Gast bei der Commerzbank
Austausch, Kontakte knüpfen sowie bestehende intensivieren und das über Funktionen und Unternehmensgrenzen hinweg – so das Leitmotiv der BME-YPs bei ihren Stammtisch-Treffen. Der Treffpunkt des jüngsten Stammtisches fand in den Lateral Towers Frankfurt der Commerzbank am Frankfurter Industriehof statt. Im vergangenen Jahr ersetzte das Unternehmen seine elektronische Bestellplattform durch ein neues System. Steffen Kuhne, Specialist Policies & Procedures bei der Commerzbank, war Teil des Projektteams. Beim Stammtisch berichtete er in einem interaktiven Vortrag von der Umsetzung und dem aktuellen Stand der mittlerweile etablierten neuen Plattform. Das Interesse war groß: Mehr als 20 YPs nahmen teil und hörten gespannt zu, stellten viele Fragen und ergänzten Kuhnes Ausführungen an vielen Stellen mit eigenen Erfahrungen aus ihren Unternehmen.
Die Gruppe der Teilnehmer aus verschiedenen Branchen war bunt gemischt - unter anderem aus dem Dienstleistungsbereich, dem produzierenden Gewerbe und öffentlichen Anstalten. Manchen Teilnehmern steht demnächst ein ähnliches Projekt bevor – sie erhofften sich Tipps aus und für die Praxis. Andere Teilnehmer arbeiten bereits mit einer neu implementierten Einkaufsplattform - sie wollten wissen, wie solch ein Projekt in anderen Unternehmen umgesetzt wurde.
Das Projekt für die Einführung einer neuen Einkaufsplattform in der Commerzbank war eine spannende Herausforderung für Steffen Kuhne, er erklärt: „In Deutschland verfügt die Commerzbank über rund 1.100 Filialstandorte sowie rund 90 Geschäftskundenzentren. Etwa 9.000 User haben eine Bestellberechtigung. Sie bestellen regelmäßig über die Plattform, das hatte also schon eine gewisse Tragweite.“ Zielsetzung war unter anderem eine benutzerfreundliche Bedienoberfläche sowie die Abbildung eines automatisierten Genehmigungsworkflows entlang des Kompetenzregelwerkes der Bank. Perspektivisch sollte es zudem möglich sein, weitere Bestellprozesse auf der Plattform abzubilden.
Akribische Vorbereitung zahlt sich aus
Nach der Entscheidung für einen Anbieter, wurden im Mai 2013 die Verträge unterschrieben. In diversen Analyse-Workshops begannen Kuhne und seine Kollegen aus dem Kernteam die Vorbereitungen. Die Umsetzung gliederte sich dann in fünf Phasen: Design, Implementierung, Test, Training und schließlich der Startschuss, das „Go-live“. Der Austausch der bestehenden Plattform fand dann im ersten Quartal 2014 statt. Unterstützt wurde das Team von einer Vielzahl an „On-demand“-Kräften, beispielsweise aus dem Operativen Einkauf. Kuhne dazu: „Es ist wichtig, die Kollegen, die später mit der Plattform arbeiten, frühzeitig zu integrieren.“ Sehr hilfreich war auch die Beteiligung von Mitarbeitern, die täglich Bestellvorgänge auslösen. „Diese Keyuser konnten uns vor dem Go-live viel wertvolles Feedback geben.“ Die akribische Vorbereitung, die der Referent im Detail vorstellte, zahlte sich schließlich aus - die Umstellung war erfolgreich und die alte Plattform konnte wie geplant abgeschaltet werden.
Kommunikation ist das A und O
Ein weiterer Erfolgsfaktor sei der Informationsfluss während des gesamten Projekts gewesen: „Kommunikation war ein zentrales Thema. Wir standen fast täglich im Austausch mit dem Dienstleister und haben eine regelmäßige Kolumne für die Kollegen im Einkauf geschrieben“, zählt Kuhne auf. Eine Videoanleitung für den neuen „ComShop“ wurde im Intranet bereitgestellt. Auch der neue Name für die Plattform entstammt einem Beteiligungsprozess innerhalb des Einkaufsbereichs der Bank.
Heute werden über die Plattform rund 1.000 Bestellungen täglich abgewickelt. Im Angebot sind vorwiegend klassische Katalogartikel sowie standardisierte Dienstleistungen. Zusätzlich können Produkte oder Dienstleistungen über Freitext angefragt werden. Weitere Warengruppen sollen schrittweise in den „ComShop“ integriert werden, wenn dies sinnvoll ist. „Wir haben nun eine State-of-the-Art-Plattform und schaffen dadurch eine große Akzeptanz für das System innerhalb des Unternehmens“, so Kuhne weiter. Ein Teilnehmer des Stammtisches lobte das behutsame Vorgehen und erinnerte sich an seine eigenen Erfahrungen mit elektronischen Bestellplattformen: „Wir wollten damals die eierlegende Wollmilchsau – und sind daran gescheitert.“
Einladung zum Mitmachen
Der nächste YPs-Stammtisch findet am Donnerstag, 11. Juni 2015, statt. Weitere Informationen dazu werden zeitnah auf www.bme-rmr.de im Internet bekanntgegeben. Janik Diek vom BME, der die Veranstaltung organisiert, lädt zum aktiven Mitmachen ein: „Wer selbst einmal ein Thema präsentieren möchte, kann gerne auf mich oder meine Kollegen zukommen.“
Autor: David Schahinian
