09.03.2017

Workshop „Persönliches Zeit- und Datenmanagement“ – Kleine Hilfen, großer Produktivitätsgewinn

Sadowski

„Da gibt’s doch ‘ne App für!“ Es gibt kaum einen Lebensbereich, auf den dieser Spruch nicht mehr zutrifft. Nach Angaben des Portals Statista waren es 2016 rund fünf Millionen Apps allein in den drei großen Stores von Google, Apple und Amazon. Viele davon versprechen eine Selbst- und/oder Zeitoptimierung. Das Problem: Sie werden überwiegend von Nerds genutzt. „Ein durchschnittlicher User hat gar keine Zeit, sich auf sie einzulassen“, sagte BME rmr-Vorstandsmitglied Laurenz Büschel im Palais Livingston im Frankfurter Westend. Genau aus diesem Grund hatte er Frank Sadowski für den Workshop „Persönliches Zeit- und Datenmanagement“ eingeladen. Der Internet- und App-Profi plauderte aus dem Nähkästchen und präsentierte Live-Demos sowie praktische Tools mit hohem Nutzwert.

Sadowski kennt sein Handwerk: Er ist Online-Marketing-Berater, computeraffin, gleichermaßen vertraut mit den Denkweisen von Techies und BWLern – und er hat sich vor einigen Jahren mit Otisko Social Media Kampagnen selbstständig gemacht. „Wenn man keinen Chef hat, weiß man umso besser, wie wichtig Zeitmanagement ist.“ Mit seinem Vortrag richtete er sich individuell an die rund 40 anwesenden Einkäufer. Welche Systeme nutzen sie, wie sieht ihr Arbeitsumfeld aus? Fragen wie diese vermittelten ihm, welche Schwerpunkte das Publikum besonders interessierte.

Das war zunächst einigermaßen überrascht, denn Sadowski räumte zu Beginn mit zwei – aus seiner Sicht – großen Produktivitätsmythen auf. Multitasking steigert die Produktivität? Nein, lediglich in ganz wenigen Ausnahmefällen. Alles andere sind Fokuswechsel, und die sind unproduktiv. Kreativität ist gut? „Ein 100-prozentig Kreativer ist 100 Prozent unproduktiv.“ Routinen dagegen haben ein Negativ-Image, dabei seien sie sehr produktiv, weil sie das Denken vermeiden. Sein Tipp: Funktionierende Prozesse sollten nicht zu häufig hinterfragt werden.

Der Sekretär in der Tasche

Mit der ersten Live-Demonstration zeigte Sadowski, wie man Wartezeiten produktiv nutzen kann. Anstatt unbewusst das Handy in die Hand zu nehmen und möglicherweise Zeit zu vergeuden, kann man die Entscheidung, was man mit dem Smartphone anstellen will, bereits vorher treffen. Dabei hilft die App Pocket. Damit können Artikel, PDFs, Videos und mehr direkt aus dem Browser oder aus anderen Apps heraus für später gespeichert werden. Die Texte können dann etwa in Pausen oder am Abend gelesen werden – und die Arbeitszeit bleibt frei für produktive Tätigkeiten. Artikel können unter anderem offline gelesen, getaggt, geteilt und empfohlen werden. Eine gute Alternative mit ähnlichem Funktionsumfang ist Instapaper. Bereits zu diesem Zeitpunkt fingen viele Zuhörer an, ihr  Smartphone zu zücken und zu testen.

Ein zweiter praktischer Anwendungsfall, den der App-Experte vorstellte, war die Speicherung von Notizen in der Cloud – etwa mit Google Notizen (auch: Google Keep). Die Präsentation sorgte für Staunen: Dokumente können geteilt und gemeinsam bearbeitet, Notizen per Spracherkennung aufgenommen werden. Eine Erinnerungsfunktion ist nicht nur via Timer möglich, sondern auch via Ort. Hat man etwa einen Einkaufszettel aufgesprochen, meldet sich das Handy, sobald ein Supermarkt in der Nähe ist.

Innovativ ist der Anbieter Focus@will. Er verspricht eine bis zu vierfach höhere Produktivität – durch wissenschaftlich optimierte Musik in verschiedenen Stilen, die beim Fokussieren helfen sollen. Der Dienst kostet nach einer Probephase, aber Sadowski hatte noch einen ganz praktischen Ratschlag für Menschen in größeren Büros: einen Kopfhörer aufziehen. Der setzt allein schon eine optische Barriere, die deutlich macht: Bitte nicht stören!

Besser arbeiten, besser schlafen

Hohen praktischen Nutzwert hatten auch die Tipps zur augenschonenden Bildschirmarbeit. Abends sollten beispielsweise Bildschirme mit wärmerem Licht verwendet werden. LEDs sind für diese Uhrzeit zu hell und können das spätere Einschlafen erschweren. Auch dafür gibt es Helferlein wie Twilight (Android), f.lux (Windows) oder Nightshift (iOS 9.3+). Sie müssen lediglich ein einziges Mal installiert beziehungsweise konfiguriert werden, der Zeitaufwand zum Ausprobieren hält sich in engen Grenzen.

Darüber hinaus sollte man bei der Arbeit gelegentlich vom Bildschirm aufschauen, um die Augen zu schonen. Ein akustisches Signal etwa reißt aber aus dem Workflow. Sadowskis Lösung: Er verwendet in seinem Home-Office zwei Monitore in unterschiedlicher Entfernung. „Sie haben damit zwei Tiefenebenen – und wechseln den Fokus automatisch.“ Der Blickwechsel ohne Unterbrechung habe lediglich den Nachteil, dass die Auflösung auf dem entfernteren Monitor verringert werden muss, um darauf noch alles erkennen zu können.

Produktiver mit der „Tomate“

Das „kleine Experiment“ mit hohem interaktivem Charakter, das Büschel gemeinsam mit dem kooptierten Vorstandsmitglied Christian Kessner organisiert hatte, war gelungen. Zahlreiche Fragen zeigten das große Interesse der Zuhörer, die Sadowski direkt im Anschluss Feedback geben konnten – natürlich mittels Smartphone, das die meisten ohnehin schon lange in der Hand hielten. Für jeden war etwas dabei, zudem lieferte der Experte weitere Anregungen zum Vertiefen. Er selbst nutze beispielsweise die Pomodoro-Technik, mit der er seine Arbeit in kurze, aber produktive Abschnitte einteilt. Empfehlenswert sei darüber hinaus das Buch „Getting Things Done“ von David Allen. Am Ende stand fest: Der Besuch der knapp zweistündigen Veranstaltung war alles andere als vergeudete Zeit.

Das nächste Experiment läuft übrigens schon: Erstmals bietet der BME rmr für die Veranstaltung „3D-Druck und additive Fertigung für Einkäufer“ am Mittwoch, 31. Mai, zwei Startzeiten zur Auswahl an: 14 Uhr und 17.30 Uhr. Der Termin, für den sich die Mehrheit entscheidet, wird durchgeführt. Keine Sorge: Alle, die die andere Uhrzeit gewählt haben, werden nach dem Anmeldeschluss rechtzeitig angeschrieben und können auf Wunsch ebenfalls teilnehmen.


Autor: David Schahinian

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08.03.2017

Veranstaltung 2017-03-08 (Persönliches Zeit- und Datenmanagement)

„Da gibt’s doch ‘ne App für!“ Es gibt kaum einen Lebensbereich, auf den dieser Spruch nicht mehr zutrifft. Nach Angaben des Portals Statista waren es 2016 rund fünf Millionen Apps allein in den drei großen Stores von Google, Apple und Amazon. Viele davon versprechen eine Selbst- und/oder Zeitoptimierung. Das Problem: Sie werden überwiegend von Nerds genutzt. „Ein durchschnittlicher User hat gar keine Zeit, sich auf sie einzulassen“, sagte BME rmr-Vorstandsmitglied Laurenz Büschel im Palais Livingston im Frankfurter Westend. Genau aus diesem Grund hatte er Frank Sadowski für den Workshop „Persönliches Zeit- und Datenmanagement“ eingeladen. Der Internet- und App-Profi plauderte aus dem Nähkästchen und präsentierte Live-Demos sowie praktische Tools mit hohem Nutzwert.


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