BIP-Ausgabe Mai/Juni: E-Vergabeplattform - Shoppen leicht gemacht (eVergabe-Lösung Firmenmitglied Healy Hudson)
In der Metropolregion Rhein-Neckar haben Unternehmen, Kammern und Verwaltungen eine elektronische Vergabelösung erarbeitet, die die öffentliche Beschaffung effizienter und effektiver machen soll. Ziel ist die Einbindung möglichst vieler Verwaltungseinheiten.
Derzeit beteiligen sich 65 der 155 Kommunen der Region an der gemeinsamen E-Vergabeplattform www.auftragsboerse.de. Das entspricht mehr als der Hälfte des Vergabevolumens der gesamten Region und zirka zwei Drittel der in der Region durchgeführten Vergabeverfahren. Durch das regional abgestimmte Vorgehen und die Vereinheitlichung von Verwaltungsprozessen reduziert sich für die Nutzer der Plattform deutlich der bürokratische Aufwand bei der Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen.
Gemeinsam effizient ausschreiben. „Die Schaffung einer effizienten und mittelstandsfreundlichen Vergabepraxis ist in der Metropolregion Rhein-Neckar (MRN) ein wichtiges Ziel der gemeinschaftlichen Regionalentwicklung“, sagt Fabian Ewert, Projektleiter „Vergabe öffentlicher Aufträge“ der MRNGmbH. „Aufgrund der Komplexität und der weitreichenden Anforderungen des Vergaberechts ist sowohl für Unternehmen als auch für Vergabestellen der bürokratische Aufwand bei der Vergabe öffentlicher Aufträge sehr hoch. Die Optimierung der Vergabepraxis hat deshalb für beide Seiten einen großen Nutzen.“
Im Projekt „Wirtschaft trifft Verwaltung“ erarbeiteten in der MRN GmbH seit 2005 mehr als 100 Vertreter aus Unternehmen, Kammern, Kommunen und Verwaltungen gemeinsam grenzüberschreitende, wirtschaftsnahe Lösungen zur Vereinfachung von regionalen Verwaltungsabläufen und -strukturen. Die Region erstreckt sich über die Bundesländer Baden-Württemberg, Hessen und Rheinland-Pfalz und umfasst 155 Kommunen, die Verwaltungsaufgaben wahrnehmen. Koordiniert wurde das Projekt von der MRN GmbH und dem Verband Region Rhein-Neckar. Ein erster Schritt auf dem Weg hin zu einer einheitlichen elektronischen regionalen Vergabelösung war die Schaffung einer zentralen Bekanntmachungsplattform für die MRN. Um Zeit- und Kostenersparnisse zu realisieren, wurde außerdem ein regional abgestimmtes Vorgehen für die Einführung einer einheitlichen elektronischen Vergabelösung beschlossen.
2010: E-Vergabeplattform geht online. Seit dem 1. Januar 2010 ist unter www.auftragsboerse. de die E-Vergabeplattform der MRN online. Unternehmen finden hier Informationen zu aktuellen Ausschreibungen aus der Region. Bisher wurden mehr als 600 Ausschreibungen über die Plattform verfasst und bereitgestellt. Diese Vergabeunterlagen können online kostenlos abgerufen, am Computer bearbeitet und via Internet an die ausschreibende Stelle übermittelt werden. Eine Software führt die Bieter durch alle Stufen des Vergabeverfahrens und verhilft so zum vollständigen Angebot. Der Vorteil für die öffentlichen Auftraggeber: Die Verwaltungsprozesse werden vereinfacht. Durch eine vollständig workflowbasierte elektronische Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation des Vergabeprozesses werden die Mitarbeiter von Routinetätigkeiten entlastet. „Insgesamt soll die Vergabepraxis in der MRN GmbH für alle Beteiligten grundlegend vereinheitlicht und wesentlich vereinfacht werden“, so Ewert.
Entscheidend für die hohe Beteiligung in der MRN GmbH war laut Ewert das kooperative Vorgehen, mit dem sichergestellt wurde, dass sich die Lösung aus der Region heraus entwickeln konnte und auf die Bedürfnisse der Beteiligten abgestimmt wurde. Das Konzept überzeugt: 2010 wurde der Verband Region Rhein-Neckar stellvertretend für die Region für die Idee mit dem von Bundeswirtschaftsministerium und BME gemeinsamen initiierten Preis „Innovation schafft Vorsprung“ ausgezeichnet.
Kostenlose (Software-)Unterstützung für Bieter. „Handwerks- und Dienstleistungsbetriebe profitieren von der Plattform durch die kostenlose Bereitstellung der Vergabeunterlagen an zentraler Stelle“, so Ewert. Dadurch entfällt eine zeitaufwendige Recherche in Zeitungen, Amtsblättern oder kommunalen Internetauftritten. Wer sich registriert, wird per E-Mail über neue öffentliche Ausschreibungen in der Region informiert. Außerdem besteht die Möglichkeit, über einen kostenfreien elektronischen Bieterassistenten ein Angebot online zu erstellen. Eine Software führt dabei durch alle Stufen des Vergabeverfahrens und hilft so Formfehler zu vermeiden und das Ausschlussrisiko zu vermindern. Der Service soll gerade kleine und mittlere Unternehmen zur Teilnahme animieren. „Bisher haben rund 200 Bieter dieses Angebot genutzt“, sagt Ewert. Derzeit sind zirka 3 000 Betriebe im Portal registriert. „Wir sind mit 1 000 Unternehmen zu Beginn des Projektes gestartet und mit der Steigungsrate sehr zufrieden, da pro Monat im Schnitt 50 neue Unternehmen dazu kommen“, erklärt Ewert.
Marketing mit Kammern. Auch die Vermarktung der elektronischen Vergabelösung wird in der Region konzentriert vorangetrieben. In enger Zusammenarbeit mit den acht Handwerkskammern und Industrie- und Handelskammern im Einzugsgebiet der MRN GmbH werden kostenlose Informationsveranstaltungen durchgeführt. „Außerdem ist mit den Kammern eine Befragung bezüglich der Zufriedenheit der Unternehmen mit dem Portal geplant“, so Ewert. Ein wichtiges Ziel sei es, den Unternehmen die Vorteile der E-Vergabe nahezubringen.
Ziel: Weitere Teilnehmer gewinnen. Ziel bezüglich der öffentlichen Auftraggeber ist es, weitere Verwaltungseinheiten für die Nutzung des Portals zu gewinnen. „Wenn zum Beispiel das Tiefbauamt einer Kommune gute Erfahrungen mit auftragsboerse. de gemacht hat, werden auch andere Verwaltungseinheiten darauf aufmerksam“, sagt Ewert. Die Einbindung möglichst vieler Verwaltungseinheiten ist so auch ein großes Ziel der Verantwortlichen. Derzeit wird eine Evaluierung bei den beteiligten Vergabestellen durchgeführt. „Wir wollen erreichen, dass die elektronische Verfügbarkeit von Ausschreibungen in der MRN GmbH weiter steigt“, so Ewert.
Bianka Blankenberg, BME
Die zugrundeliegende eVergabe-Lösung stammt von unserem Mitgliedsunternehmen Healy Hudson GmbH aus Wiesbaden. Healy Hudson ist eines der führenden Unternehmen im Bereich der Ausschreibungs- und Beschaffungslösungen für öffentliche Auftraggeber (u. a. Länder, Landkreise, Kommunen, Sektorenauftraggeber, Gesundheitssektor). www.healy-hudson.com, www.deutsche-evergabe.de
BIP ist das Fachmagazin für Manager in Einkauf und Logistik
Herausgeber ist der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. Der BME kennt die besten Konzepte und die Macher dahinter. BIP bereitet das Wissen der Besten auf – nutzwertig und neutral für alle Beteiligten der Supply Chain.
BIP erscheint 6 x im Jahr mit einer Aulage von je 15.500 Exemplaren. BIP erreicht die 8.000 Mitglieder des BME und weitere 7.500 Entscheider in Einkauf und Logistik.
www.bme.de/bip
Derzeit beteiligen sich 65 der 155 Kommunen der Region an der gemeinsamen E-Vergabeplattform www.auftragsboerse.de. Das entspricht mehr als der Hälfte des Vergabevolumens der gesamten Region und zirka zwei Drittel der in der Region durchgeführten Vergabeverfahren. Durch das regional abgestimmte Vorgehen und die Vereinheitlichung von Verwaltungsprozessen reduziert sich für die Nutzer der Plattform deutlich der bürokratische Aufwand bei der Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen.
Gemeinsam effizient ausschreiben. „Die Schaffung einer effizienten und mittelstandsfreundlichen Vergabepraxis ist in der Metropolregion Rhein-Neckar (MRN) ein wichtiges Ziel der gemeinschaftlichen Regionalentwicklung“, sagt Fabian Ewert, Projektleiter „Vergabe öffentlicher Aufträge“ der MRNGmbH. „Aufgrund der Komplexität und der weitreichenden Anforderungen des Vergaberechts ist sowohl für Unternehmen als auch für Vergabestellen der bürokratische Aufwand bei der Vergabe öffentlicher Aufträge sehr hoch. Die Optimierung der Vergabepraxis hat deshalb für beide Seiten einen großen Nutzen.“
Im Projekt „Wirtschaft trifft Verwaltung“ erarbeiteten in der MRN GmbH seit 2005 mehr als 100 Vertreter aus Unternehmen, Kammern, Kommunen und Verwaltungen gemeinsam grenzüberschreitende, wirtschaftsnahe Lösungen zur Vereinfachung von regionalen Verwaltungsabläufen und -strukturen. Die Region erstreckt sich über die Bundesländer Baden-Württemberg, Hessen und Rheinland-Pfalz und umfasst 155 Kommunen, die Verwaltungsaufgaben wahrnehmen. Koordiniert wurde das Projekt von der MRN GmbH und dem Verband Region Rhein-Neckar. Ein erster Schritt auf dem Weg hin zu einer einheitlichen elektronischen regionalen Vergabelösung war die Schaffung einer zentralen Bekanntmachungsplattform für die MRN. Um Zeit- und Kostenersparnisse zu realisieren, wurde außerdem ein regional abgestimmtes Vorgehen für die Einführung einer einheitlichen elektronischen Vergabelösung beschlossen.
2010: E-Vergabeplattform geht online. Seit dem 1. Januar 2010 ist unter www.auftragsboerse. de die E-Vergabeplattform der MRN online. Unternehmen finden hier Informationen zu aktuellen Ausschreibungen aus der Region. Bisher wurden mehr als 600 Ausschreibungen über die Plattform verfasst und bereitgestellt. Diese Vergabeunterlagen können online kostenlos abgerufen, am Computer bearbeitet und via Internet an die ausschreibende Stelle übermittelt werden. Eine Software führt die Bieter durch alle Stufen des Vergabeverfahrens und verhilft so zum vollständigen Angebot. Der Vorteil für die öffentlichen Auftraggeber: Die Verwaltungsprozesse werden vereinfacht. Durch eine vollständig workflowbasierte elektronische Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation des Vergabeprozesses werden die Mitarbeiter von Routinetätigkeiten entlastet. „Insgesamt soll die Vergabepraxis in der MRN GmbH für alle Beteiligten grundlegend vereinheitlicht und wesentlich vereinfacht werden“, so Ewert.
Entscheidend für die hohe Beteiligung in der MRN GmbH war laut Ewert das kooperative Vorgehen, mit dem sichergestellt wurde, dass sich die Lösung aus der Region heraus entwickeln konnte und auf die Bedürfnisse der Beteiligten abgestimmt wurde. Das Konzept überzeugt: 2010 wurde der Verband Region Rhein-Neckar stellvertretend für die Region für die Idee mit dem von Bundeswirtschaftsministerium und BME gemeinsamen initiierten Preis „Innovation schafft Vorsprung“ ausgezeichnet.
Kostenlose (Software-)Unterstützung für Bieter. „Handwerks- und Dienstleistungsbetriebe profitieren von der Plattform durch die kostenlose Bereitstellung der Vergabeunterlagen an zentraler Stelle“, so Ewert. Dadurch entfällt eine zeitaufwendige Recherche in Zeitungen, Amtsblättern oder kommunalen Internetauftritten. Wer sich registriert, wird per E-Mail über neue öffentliche Ausschreibungen in der Region informiert. Außerdem besteht die Möglichkeit, über einen kostenfreien elektronischen Bieterassistenten ein Angebot online zu erstellen. Eine Software führt dabei durch alle Stufen des Vergabeverfahrens und hilft so Formfehler zu vermeiden und das Ausschlussrisiko zu vermindern. Der Service soll gerade kleine und mittlere Unternehmen zur Teilnahme animieren. „Bisher haben rund 200 Bieter dieses Angebot genutzt“, sagt Ewert. Derzeit sind zirka 3 000 Betriebe im Portal registriert. „Wir sind mit 1 000 Unternehmen zu Beginn des Projektes gestartet und mit der Steigungsrate sehr zufrieden, da pro Monat im Schnitt 50 neue Unternehmen dazu kommen“, erklärt Ewert.
Marketing mit Kammern. Auch die Vermarktung der elektronischen Vergabelösung wird in der Region konzentriert vorangetrieben. In enger Zusammenarbeit mit den acht Handwerkskammern und Industrie- und Handelskammern im Einzugsgebiet der MRN GmbH werden kostenlose Informationsveranstaltungen durchgeführt. „Außerdem ist mit den Kammern eine Befragung bezüglich der Zufriedenheit der Unternehmen mit dem Portal geplant“, so Ewert. Ein wichtiges Ziel sei es, den Unternehmen die Vorteile der E-Vergabe nahezubringen.
Ziel: Weitere Teilnehmer gewinnen. Ziel bezüglich der öffentlichen Auftraggeber ist es, weitere Verwaltungseinheiten für die Nutzung des Portals zu gewinnen. „Wenn zum Beispiel das Tiefbauamt einer Kommune gute Erfahrungen mit auftragsboerse. de gemacht hat, werden auch andere Verwaltungseinheiten darauf aufmerksam“, sagt Ewert. Die Einbindung möglichst vieler Verwaltungseinheiten ist so auch ein großes Ziel der Verantwortlichen. Derzeit wird eine Evaluierung bei den beteiligten Vergabestellen durchgeführt. „Wir wollen erreichen, dass die elektronische Verfügbarkeit von Ausschreibungen in der MRN GmbH weiter steigt“, so Ewert.
Bianka Blankenberg, BME
Die zugrundeliegende eVergabe-Lösung stammt von unserem Mitgliedsunternehmen Healy Hudson GmbH aus Wiesbaden. Healy Hudson ist eines der führenden Unternehmen im Bereich der Ausschreibungs- und Beschaffungslösungen für öffentliche Auftraggeber (u. a. Länder, Landkreise, Kommunen, Sektorenauftraggeber, Gesundheitssektor). www.healy-hudson.com, www.deutsche-evergabe.de
BIP ist das Fachmagazin für Manager in Einkauf und Logistik
Herausgeber ist der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. Der BME kennt die besten Konzepte und die Macher dahinter. BIP bereitet das Wissen der Besten auf – nutzwertig und neutral für alle Beteiligten der Supply Chain.
BIP erscheint 6 x im Jahr mit einer Aulage von je 15.500 Exemplaren. BIP erreicht die 8.000 Mitglieder des BME und weitere 7.500 Entscheider in Einkauf und Logistik.
www.bme.de/bip
Quelle: BIP Ausgabe Mai/Juni 2012 (3/2012, 3. Jahrgang) Verfasser: Laurenz Büschel