BME-Firmenmitglieder stellen sich vor: Die Mail Professionals GmbH
Sie haben Post. Aber haben Sie auch den richtigen Postdienstleister?
Ekkehard Hahn gründete die Mail Professionals GmbH im Februar 2005, kann aber bereits auf über 20 Jahre Erfahrung im Umfeld von Postdienstleistungen zurückblicken. Neben der Beratung und dem Outsourcing von Business-Prozessen übernehmen die 70 Mitarbeiter vielfältige weitere Aufgaben rund um die Dokumenten- und Informationslogistik. 2010 erwirtschaftete das Unternehmen einen Umsatz von 3,5 Mio. Euro. Weitere Informationen finden Sie unter www.mailprofessionals.de.
Herr Hahn, welche Dienstleistungen bietet die Mail Professionals GmbH an?
Unser Credo lautet: Analysieren, Optimieren, Betreiben. Dabei sind wir zum einen als Outsourcing-Dienstleister tätig. Viele Kunden beauftragen uns jedoch auch mit der Optimierung bestehender Prozesse und Abteilungen. Das Themenspektrum ist vielfältig – vom Dokumentenmanagement über ein konsequentes Qualitätsmanagement bis hin zur Büromaterialverwaltung. Wir kommen von der klassischen Poststelle, die mehr und mehr zum internen Servicecenter wird. Klassische Themen gehören selbstverständlich ebenfalls zu unserem Tätigkeitsbereich: Posteingang, interne Postverteilung, Postausgang – und zwar präzise und transparent.
Können Sie uns ein aktuelles Beispiel geben?
Wir arbeiten gerade an der Einrichtung des digitalen Rechnungseingangs für einen Mobilfunkprovider. Das System sieht zunächst nicht sehr spektakulär aus. Bei dieser Anlage geht es, zusammen mit der entsprechenden Software, jedoch um eine Gesamtinvestition von knapp 100.000 Euro. Das Gerät ist dazu ausgelegt, bis zu 20.000 Blatt am Tag mit sehr hoher Bildqualität zu scannen und die gescannten Seiten gleichzeitig als S/W- und Farbbilder zu speichern. Getackertes Papier, normalerweise der Tod solcher Geräte, erkennt es automatisch. Konkret: Wir bekommen Papier, entklammern es, bringen eigene Barcodes auf usw. Der Kunde bekommt von uns die gescannten Bilder und Daten, die in den Rechnungen enthalten sind, direkt an sein SAP-System übermittelt. Die Buchhaltung hat also automatisch zu einem bestimmten Zeitpunkt komplett fertige Daten vorliegen. Die Implementierung solcher Projekte ist in der Regel sehr kostspielig, doch wir bieten die Dienstleistung auf Klickpreis-Basis an. Das heißt: Der Kunde zahlt nicht die ganze Anlage, sondern nur die gescannten Seiten. Eine klare Schnittstellendefinition sorgt dafür, dass er ab dieser Stelle wieder für die weitere Bearbeitung bzw. Nutzung der Bilder in der Verantwortung ist.
„Es geht nicht um eine Ideologie, sondern um praktische Tätigkeiten“
Bei der Übernahme von betriebsinternen Dienstleistungen oder Vorschlägen zur Prozessoptimierung gibt es sicherlich vereinzelt Vorbehalte von alteingesessenen Mitarbeitern. Wie holen Sie sie ins Boot?
Mein Vorteil ist, dass ich alle Arbeitsschritte sehr genau kenne. Ob es um das Frankieren von Ausgangspost, das Versandfertigmachen von Paketen oder die Sortierung der Eingangspost geht – ich habe alles selbst gemacht. Ich weiß, was und wie es zu tun ist. In dem Moment, in dem die Mitarbeiter spüren, dass man „einer von ihnen ist“, der genau weiß worum es geht, wird es akzeptiert. Wenn jemand dann immer noch sagt: ‚Ich glaube nicht, dass das so geht!’ - dann machen wir es gemeinsam mit ihm. Es geht schließlich nicht um eine Ideologie.
Darüber hinaus können wir auch damit überzeugen, dass wir die Sachkosten reduzieren, denn wir haben ein ganz anderes Verhältnis zu Kurierdiensten und Postzustellunternehmen; beispielsweise durch das Zusammenfassen bestimmter Posten. Wir geben unseren Kunden keine großen strategischen Geheimnisse an die Hand, die schwer zu verstehen sind. Es sind praktische Dinge, die überzeugen.
In einer Studie, die Sie exklusiv für den BME rmr angefertigt haben, schrieben Sie: „Der nicht verschickte Brief ist der billigste.“ Da muss sicherlich schon weit vor dem Versand in die Prozesse eingegriffen werden.
Richtig. Man muss aber sehen, dass die Verantwortlichen für die Poststelle oft nicht eingebunden werden, wenn es um das Konzipieren von Kundenkommunikation geht. Sie werden erst dann involviert, wenn es eigentlich nur noch darum geht, Briefe zu drucken und zu kuvertieren. Für uns als externer Dienstleister ist es sehr schwierig, tatsächlich in die gesamte Konzeption eines solchen Kommunikationsprozesses eingebunden zu werden. Da gibt es viel zu viele Platzhirsche, die ihre Prozesshoheit behalten wollen. Das ist schade, weil man sehr viel mehr erreichen könnte. Zum Beispiel dadurch, dass man mal überlegt, ob die eine oder andere Nachricht oder Information nicht schneller und auch kostengünstiger mit einer E-Mail, einer SMS oder auch einem Anruf übermittelt werden könnte.
Gerade im Bereich der Postdienstleistungen gab es in den letzten Jahren viele neue Entwicklungen. Ist der Einkauf von Postdienstleistungen dadurch schwieriger geworden?
Er ist sehr viel facettenreicher und dadurch auch komplizierter geworden. Sie haben sehr viel mehr Möglichkeiten, Kommunikation zu nutzen. Es ist so, als käme jemand aus einem kleinen Bergdorf plötzlich in einen Supermarkt – er ist zunächst einmal vom Angebot erschlagen, weil er nicht gewohnt ist, damit umzugehen. Früher gab es den Brief der Deutsche Post AG, und den musste man akzeptieren. Es gibt heute zwar keinen echten Markt für Postdienstleistungen, aber für bestimmte Segmente gibt es Alternativen. Wenn es mir nicht reicht, dass ein Brief nach zwei oder drei Tagen beim Empfänger ist, etwa bei bestimmten Ausgangsrechnungen oder einem Quartalsauszug, dann kann man Alternativen ins Auge fassen - wenn die Zustellqualität entsprechend gesichert ist.
Auch weitere tiefgreifende Entwicklungen zeichnen sich bereits ab: Die EU plant, dass Rechnungen per E-Mail ohne qualifizierte Signatur zum Vorzugsteuerabzug berechtigt sein sollen. Das heißt, dass, im Gegensatz zur bisherigen Gültigkeit, Rechnungen in Zukunft formlos per E-Mail übermittelt werden können. Das hört sich zunächst harmlos an, ist es aber nicht. Bisher gab es keine 100-prozentige Verpflichtung, Rechnungen, die nicht in Papierform eingehen, zum Vorsteuerabzug zuzulassen. Und wenn, dann nur unter eng definierten Bedingungen wie z.B. einer qualifizierten Signatur. Jetzt soll es sehr viel einfacher werden. Auf der einen Seite werden Unternehmen viel Geld sparen, auf der anderen Seite müssen sie sich mit ihren Prozessen auseinandersetzen. Ich muss in meinem Unternehmen die Organisation so ausrichten, dass E-Mails bei mir überhaupt als Rechnungen bearbeitet werden können.
Das ist im Übrigen das wesentliche Argument des E-Postbriefs und der De-Mail in Bezug auf Rechnungen: die rechtssichere Zustellung! Wenn die neue EU-Regelung tatsächlich kommt, dann brauche ich keine De-Mail und keinen E-Postbrief mehr.
De-Mail und E-Postbrief – Handlungsbedarf für Einkäufer?
Muss ich mich als Einkäufer überhaupt ausführlich mit den Themen De-Mail und E-Postbrief befassen? Schließlich wurde das De-Mail-Gesetz unter anderem stark kritisiert, weil keine durchgehende Verschlüsselung festgeschrieben wurde.
Die Entwicklung läuft. Aber wenn ich als Einkäufer in den ersten drei Monaten nicht dabei bin, verpasse ich nichts. Außerdem stellt sich die Frage: Wofür ist das überhaupt gut? Elektronische Verschlüsselung ist möglich, aber nicht verbindlich. Darüber hinaus ist die Zertifizierung der zwei großen Provider noch nicht gelaufen. Es gibt ein De-Mail-Gesetz, und der E-Postbrief ist nichts anderes als eine De-Mail mit anderem Namen. Es geht darum, die Vorgaben des De-Mail-Gesetzes zu erfüllen. Im Prinzip handelt es sich beim E-Postbrief um eine große Marketingaktion der Deutschen Post – weil ihr Volumen durch die rechtssichere digitale Kommunikation wegbricht.
Als Einkäufer kann ich natürlich sagen: ‚Ich möchte gerne Verträge rechtssicher per E-Mail abschließen können.’ Aber dann sollte ich hinterfragen: Wie viel rechtssichere Kommunikation auf dem E-Mail-Weg brauche ich überhaupt, und was bringt es mir konkret? Außerdem darf man eine Sache nicht vergessen: Die Möglichkeit, jemandem etwas rechtssicher zu schicken, macht leider auch das Tor in die andere Richtung auf. Ich bekomme ebenso E-Mails zugeschickt, die für mich als Unternehmen rechtssicher und verbindlich sind. Und dann drehen sich die Diskussionen um ganz einfache Fragen, beispielsweise: Wer darf welche E-Mails lesen? Wer darf auf bestimmte Postfächer zugreifen? Was passiert, wenn Post für den Betriebsrat ankommt? Oder für die Geschäftsführung? Damit ist es nicht nur ein Einkaufsthema, sondern ein organisatorisches Thema für das ganze Unternehmen.
Es ist gezwungen, seine kompletten Abläufe zu überdenken.
Richtig. Als Einkäufer sollte man noch ein halbes oder ganzes Jahr warten, denn dann wird man erste Erfahrungsberichte darüber haben, was es wem gebracht hat und was es gekostet hat. Eine gute Möglichkeit, um sich über die aktuellen Entwicklungen zu informieren, sind natürlich die Post-Workshops, die wir mit dem BME rmr organisieren. Im Juni 2010 haben wir den ersten De-Mail/E-Postbrief-Workshop gemacht, und schon damals war klar: Immer mit der Ruhe. Viele springen auf den E-Postbrief auf, weil die Post sehr mächtig erscheint.
Die Marktsituation der Postdienstleister ist so eingetreten, wie Sie sie in der besagten Studie 2005 vorausgesagt haben. Wie fällt der qualitative Vergleich vom heutigen Standpunkt aus und können alternative Dienstleister mittlerweile einen ähnlichen Service liefern wie die Deutsche Post?
Wir hatten mit der PIN Group und TNT zeitweise eine sehr schöne Entwicklung. Die Einführung eines Mindestlohns hat jedoch dazu geführt, dass massiv Leute entlassen wurden, weil man sie nicht mehr bezahlen konnte. Wir haben einen Kuchen, der durch den zunehmenden Einsatz ausschließlich digitaler Kommunkation immer kleiner wird - das kann nicht funktionieren. Die Briefzustellunternehmen sind nicht vergleichbar, weil zum Beispiel die TNT ein anderes Netz hat. Die alternativen Zustelldienste bräuchten mehr Volumen, dann könnten sie mehr Leute einstellen. Mit mehr Leuten könnten sie eine höhere Zustellqualität liefern, durch eine höhere Zustellqualität bekämen sie neue Kunden, und so könnte sich das verstärken. Das funktioniert leider nicht, weil TNT wirtschaftlich arbeiten muss. Das führt einerseits dazu, dass sie zwar an bestimmten Standorten eine Zustellung am folgenden Tag anbieten, aber ansonsten meist erst nach zwei oder drei Tagen ausliefern. Deshalb bitten wir die Einkäufer immer wieder, genau zu prüfen, welche Sendungen man alternativen Zustelldiensten übergeben könnte.
Andererseits prägt der Kontakt mit dem Kunden das Bild, das der Kunde vom Unternehmen hat. Wenn ich eine angeforderte Police von einer Versicherung am nächsten Tag habe, bei der anderen aber erst nach zwei oder drei Tagen, macht das schon einen Unterschied.
„Der Einkäufer ist auf jeden Fall der Verlierer“
Sehen Sie den Einkäufer als Gewinner oder als Verlierer dieser Entwicklungen?
In meinen Augen ist der Einkäufer auf jeden Fall der Verlierer. Ihm steht ein bestimmtes Budget zur Verfügung, das womöglich immer kleiner wird. Auf der anderen Seite wird das Thema immer komplizierter. So kann sich der Einkäufer plötzlich in einer Situation wiederfinden, in der er beispielsweise Nettopreise mit Bruttopreisen vergleichen oder Dienstleistungspauschalen von Konsolidierern oder alternativen Zustellern einrechnen muss – und am Ende ist nicht immer klar, ob das Ganze viel billiger geworden ist. Der Einkäufer hat das Problem, dass das eine richtig komplexe Materie geworden ist, in die man nur schwer Transparenz hineinbringen kann. Für das Unternehmen ist die eingekaufte Leistung pro Stück billiger geworden, aber der Einkäufer hat ein Vielfaches an Arbeitsaufwand. Früher konnte er das innerhalb von ein paar Stunden im Jahr abhandeln.
Glücklicherweise gibt es Unternehmen wie Mail Professionals, die den Einkäufern da unter die Arme greifen können. Wie sieht es mit den zahllosen Kostenpositionen wie z.B. dem Dieselzuschlag aus? Werden da nicht eventuell gewährte Rabatte an anderer Stelle wieder reingeholt?
Kurier-, Express- und Paketdienstleister, kurz: KEP-Dienstleister, geben sich viel Mühe, damit sie nicht verglichen werden können. Hintergrund ist, dass jeder seine eigenen Tarifzonen und Zuschläge erfindet. Gemeinsam findet man den Treibstoffzuschlag und den Maut-Zuschlag gut. Dann gibt es „besondere Handhabungen“, die woanders Sperrgut heißen, es gibt den Privatzustellungszuschlag, es gibt den Inselzuschlag, es gibt sehr viele weitere tolle Zuschläge.
Mir als Einkäufer versucht jeder der Dienstleister, sein Preismodell überzustülpen, und zwar sehr hartnäckig. Vergleichbar wird es, wenn der Einkäufer in sein Unternehmen hineingeht und ein präzises Anforderungsprofil anfertigt – auch wenn die Organisation zunächst ein wenig schnauft. Aber dann kann er zu den Dienstleistern gehen und genau die Leistungen verlangen, die er gerne hätte.
Je nach der Größe des Budgets, das der Einkäufer zu Verfügung hat, passieren nun mehrere Dinge. Ist er nur ein kleiner oder mittlerer Kunde, zucken die KEP-Dienste mit der Schulter und verweisen auf ihre Standardpreise plus Zuschlag, plus Zuschlag, plus Zuschlag. Sie sind dafür da, um Geld bei den kleineren und mittelgroßen Kunden einzusammeln. Je größer das Volumen ist, desto eher erledigen sich Zuschläge. Entgegen anders lautender Aussagen machen das praktisch alle KEP-Dienstleister. Wir, also Mail Professionals, bündeln große Volumen und haben dadurch den Vorteil, dass wir wenige Abhol-Standorte haben. Unsere Sendungen sind außerdem immer professionell aufbereitet, weil wir wissen, worauf es ankommt. Zu diesem Thema gibt es einen interessanten Benchmark für Einkäufer.
Worum geht es bei dem BME-Benchmark „Kurier-, Express und Paketdienste“ und wie kann er Einkäufer unterstützen?
Er zeigt sofort, wo man im Vergleich zu anderen Unternehmen steht. Mit dem BME-Benchmark kann ich überblicken, wo andere Unternehmen meiner Größenordnung liegen, wie es in anderen Branchen aussieht. So habe ich als Einkäufer mit dem Benchmark eine schnelle und gute Möglichkeit, Transparenz zu erlangen. Die Ergebnisse lassen sich als gute Grundlage für die nächsten Verhandlungsrunden mit den Dienstleistern verwenden.
Einige Leser dürften Sie bereits bei einem der BME-Workshops zu Postdienstleistungen kennengelernt haben, die Sie mitorganisiert und geleitet haben. Sind Fortsetzungen geplant?
Ja, weitere Workshops sind in Planung. Auch aus anderen Regionen gab es bereits Anfragen, was uns natürlich sehr freut. Das Spannende für mich bei diesen Workshops ist, dass die BME-Mitglieder dort auch untereinander diskutieren und Erfahrungen austauschen.
Wir freuen uns darauf und werden die Veranstaltungen selbstverständlich frühzeitig ankündigen. Ich bedanke mich für das Gespräch!
Das Interview führte David Schahinian.
Ekkehard Hahn gründete die Mail Professionals GmbH im Februar 2005, kann aber bereits auf über 20 Jahre Erfahrung im Umfeld von Postdienstleistungen zurückblicken. Neben der Beratung und dem Outsourcing von Business-Prozessen übernehmen die 70 Mitarbeiter vielfältige weitere Aufgaben rund um die Dokumenten- und Informationslogistik. 2010 erwirtschaftete das Unternehmen einen Umsatz von 3,5 Mio. Euro. Weitere Informationen finden Sie unter www.mailprofessionals.de.
Herr Hahn, welche Dienstleistungen bietet die Mail Professionals GmbH an?
Unser Credo lautet: Analysieren, Optimieren, Betreiben. Dabei sind wir zum einen als Outsourcing-Dienstleister tätig. Viele Kunden beauftragen uns jedoch auch mit der Optimierung bestehender Prozesse und Abteilungen. Das Themenspektrum ist vielfältig – vom Dokumentenmanagement über ein konsequentes Qualitätsmanagement bis hin zur Büromaterialverwaltung. Wir kommen von der klassischen Poststelle, die mehr und mehr zum internen Servicecenter wird. Klassische Themen gehören selbstverständlich ebenfalls zu unserem Tätigkeitsbereich: Posteingang, interne Postverteilung, Postausgang – und zwar präzise und transparent.
Können Sie uns ein aktuelles Beispiel geben?
Wir arbeiten gerade an der Einrichtung des digitalen Rechnungseingangs für einen Mobilfunkprovider. Das System sieht zunächst nicht sehr spektakulär aus. Bei dieser Anlage geht es, zusammen mit der entsprechenden Software, jedoch um eine Gesamtinvestition von knapp 100.000 Euro. Das Gerät ist dazu ausgelegt, bis zu 20.000 Blatt am Tag mit sehr hoher Bildqualität zu scannen und die gescannten Seiten gleichzeitig als S/W- und Farbbilder zu speichern. Getackertes Papier, normalerweise der Tod solcher Geräte, erkennt es automatisch. Konkret: Wir bekommen Papier, entklammern es, bringen eigene Barcodes auf usw. Der Kunde bekommt von uns die gescannten Bilder und Daten, die in den Rechnungen enthalten sind, direkt an sein SAP-System übermittelt. Die Buchhaltung hat also automatisch zu einem bestimmten Zeitpunkt komplett fertige Daten vorliegen. Die Implementierung solcher Projekte ist in der Regel sehr kostspielig, doch wir bieten die Dienstleistung auf Klickpreis-Basis an. Das heißt: Der Kunde zahlt nicht die ganze Anlage, sondern nur die gescannten Seiten. Eine klare Schnittstellendefinition sorgt dafür, dass er ab dieser Stelle wieder für die weitere Bearbeitung bzw. Nutzung der Bilder in der Verantwortung ist.
„Es geht nicht um eine Ideologie, sondern um praktische Tätigkeiten“
Bei der Übernahme von betriebsinternen Dienstleistungen oder Vorschlägen zur Prozessoptimierung gibt es sicherlich vereinzelt Vorbehalte von alteingesessenen Mitarbeitern. Wie holen Sie sie ins Boot?
Mein Vorteil ist, dass ich alle Arbeitsschritte sehr genau kenne. Ob es um das Frankieren von Ausgangspost, das Versandfertigmachen von Paketen oder die Sortierung der Eingangspost geht – ich habe alles selbst gemacht. Ich weiß, was und wie es zu tun ist. In dem Moment, in dem die Mitarbeiter spüren, dass man „einer von ihnen ist“, der genau weiß worum es geht, wird es akzeptiert. Wenn jemand dann immer noch sagt: ‚Ich glaube nicht, dass das so geht!’ - dann machen wir es gemeinsam mit ihm. Es geht schließlich nicht um eine Ideologie.
Darüber hinaus können wir auch damit überzeugen, dass wir die Sachkosten reduzieren, denn wir haben ein ganz anderes Verhältnis zu Kurierdiensten und Postzustellunternehmen; beispielsweise durch das Zusammenfassen bestimmter Posten. Wir geben unseren Kunden keine großen strategischen Geheimnisse an die Hand, die schwer zu verstehen sind. Es sind praktische Dinge, die überzeugen.
In einer Studie, die Sie exklusiv für den BME rmr angefertigt haben, schrieben Sie: „Der nicht verschickte Brief ist der billigste.“ Da muss sicherlich schon weit vor dem Versand in die Prozesse eingegriffen werden.
Richtig. Man muss aber sehen, dass die Verantwortlichen für die Poststelle oft nicht eingebunden werden, wenn es um das Konzipieren von Kundenkommunikation geht. Sie werden erst dann involviert, wenn es eigentlich nur noch darum geht, Briefe zu drucken und zu kuvertieren. Für uns als externer Dienstleister ist es sehr schwierig, tatsächlich in die gesamte Konzeption eines solchen Kommunikationsprozesses eingebunden zu werden. Da gibt es viel zu viele Platzhirsche, die ihre Prozesshoheit behalten wollen. Das ist schade, weil man sehr viel mehr erreichen könnte. Zum Beispiel dadurch, dass man mal überlegt, ob die eine oder andere Nachricht oder Information nicht schneller und auch kostengünstiger mit einer E-Mail, einer SMS oder auch einem Anruf übermittelt werden könnte.
Gerade im Bereich der Postdienstleistungen gab es in den letzten Jahren viele neue Entwicklungen. Ist der Einkauf von Postdienstleistungen dadurch schwieriger geworden?
Er ist sehr viel facettenreicher und dadurch auch komplizierter geworden. Sie haben sehr viel mehr Möglichkeiten, Kommunikation zu nutzen. Es ist so, als käme jemand aus einem kleinen Bergdorf plötzlich in einen Supermarkt – er ist zunächst einmal vom Angebot erschlagen, weil er nicht gewohnt ist, damit umzugehen. Früher gab es den Brief der Deutsche Post AG, und den musste man akzeptieren. Es gibt heute zwar keinen echten Markt für Postdienstleistungen, aber für bestimmte Segmente gibt es Alternativen. Wenn es mir nicht reicht, dass ein Brief nach zwei oder drei Tagen beim Empfänger ist, etwa bei bestimmten Ausgangsrechnungen oder einem Quartalsauszug, dann kann man Alternativen ins Auge fassen - wenn die Zustellqualität entsprechend gesichert ist.
Auch weitere tiefgreifende Entwicklungen zeichnen sich bereits ab: Die EU plant, dass Rechnungen per E-Mail ohne qualifizierte Signatur zum Vorzugsteuerabzug berechtigt sein sollen. Das heißt, dass, im Gegensatz zur bisherigen Gültigkeit, Rechnungen in Zukunft formlos per E-Mail übermittelt werden können. Das hört sich zunächst harmlos an, ist es aber nicht. Bisher gab es keine 100-prozentige Verpflichtung, Rechnungen, die nicht in Papierform eingehen, zum Vorsteuerabzug zuzulassen. Und wenn, dann nur unter eng definierten Bedingungen wie z.B. einer qualifizierten Signatur. Jetzt soll es sehr viel einfacher werden. Auf der einen Seite werden Unternehmen viel Geld sparen, auf der anderen Seite müssen sie sich mit ihren Prozessen auseinandersetzen. Ich muss in meinem Unternehmen die Organisation so ausrichten, dass E-Mails bei mir überhaupt als Rechnungen bearbeitet werden können.
Das ist im Übrigen das wesentliche Argument des E-Postbriefs und der De-Mail in Bezug auf Rechnungen: die rechtssichere Zustellung! Wenn die neue EU-Regelung tatsächlich kommt, dann brauche ich keine De-Mail und keinen E-Postbrief mehr.
De-Mail und E-Postbrief – Handlungsbedarf für Einkäufer?
Muss ich mich als Einkäufer überhaupt ausführlich mit den Themen De-Mail und E-Postbrief befassen? Schließlich wurde das De-Mail-Gesetz unter anderem stark kritisiert, weil keine durchgehende Verschlüsselung festgeschrieben wurde.
Die Entwicklung läuft. Aber wenn ich als Einkäufer in den ersten drei Monaten nicht dabei bin, verpasse ich nichts. Außerdem stellt sich die Frage: Wofür ist das überhaupt gut? Elektronische Verschlüsselung ist möglich, aber nicht verbindlich. Darüber hinaus ist die Zertifizierung der zwei großen Provider noch nicht gelaufen. Es gibt ein De-Mail-Gesetz, und der E-Postbrief ist nichts anderes als eine De-Mail mit anderem Namen. Es geht darum, die Vorgaben des De-Mail-Gesetzes zu erfüllen. Im Prinzip handelt es sich beim E-Postbrief um eine große Marketingaktion der Deutschen Post – weil ihr Volumen durch die rechtssichere digitale Kommunikation wegbricht.
Als Einkäufer kann ich natürlich sagen: ‚Ich möchte gerne Verträge rechtssicher per E-Mail abschließen können.’ Aber dann sollte ich hinterfragen: Wie viel rechtssichere Kommunikation auf dem E-Mail-Weg brauche ich überhaupt, und was bringt es mir konkret? Außerdem darf man eine Sache nicht vergessen: Die Möglichkeit, jemandem etwas rechtssicher zu schicken, macht leider auch das Tor in die andere Richtung auf. Ich bekomme ebenso E-Mails zugeschickt, die für mich als Unternehmen rechtssicher und verbindlich sind. Und dann drehen sich die Diskussionen um ganz einfache Fragen, beispielsweise: Wer darf welche E-Mails lesen? Wer darf auf bestimmte Postfächer zugreifen? Was passiert, wenn Post für den Betriebsrat ankommt? Oder für die Geschäftsführung? Damit ist es nicht nur ein Einkaufsthema, sondern ein organisatorisches Thema für das ganze Unternehmen.
Es ist gezwungen, seine kompletten Abläufe zu überdenken.
Richtig. Als Einkäufer sollte man noch ein halbes oder ganzes Jahr warten, denn dann wird man erste Erfahrungsberichte darüber haben, was es wem gebracht hat und was es gekostet hat. Eine gute Möglichkeit, um sich über die aktuellen Entwicklungen zu informieren, sind natürlich die Post-Workshops, die wir mit dem BME rmr organisieren. Im Juni 2010 haben wir den ersten De-Mail/E-Postbrief-Workshop gemacht, und schon damals war klar: Immer mit der Ruhe. Viele springen auf den E-Postbrief auf, weil die Post sehr mächtig erscheint.
Die Marktsituation der Postdienstleister ist so eingetreten, wie Sie sie in der besagten Studie 2005 vorausgesagt haben. Wie fällt der qualitative Vergleich vom heutigen Standpunkt aus und können alternative Dienstleister mittlerweile einen ähnlichen Service liefern wie die Deutsche Post?
Wir hatten mit der PIN Group und TNT zeitweise eine sehr schöne Entwicklung. Die Einführung eines Mindestlohns hat jedoch dazu geführt, dass massiv Leute entlassen wurden, weil man sie nicht mehr bezahlen konnte. Wir haben einen Kuchen, der durch den zunehmenden Einsatz ausschließlich digitaler Kommunkation immer kleiner wird - das kann nicht funktionieren. Die Briefzustellunternehmen sind nicht vergleichbar, weil zum Beispiel die TNT ein anderes Netz hat. Die alternativen Zustelldienste bräuchten mehr Volumen, dann könnten sie mehr Leute einstellen. Mit mehr Leuten könnten sie eine höhere Zustellqualität liefern, durch eine höhere Zustellqualität bekämen sie neue Kunden, und so könnte sich das verstärken. Das funktioniert leider nicht, weil TNT wirtschaftlich arbeiten muss. Das führt einerseits dazu, dass sie zwar an bestimmten Standorten eine Zustellung am folgenden Tag anbieten, aber ansonsten meist erst nach zwei oder drei Tagen ausliefern. Deshalb bitten wir die Einkäufer immer wieder, genau zu prüfen, welche Sendungen man alternativen Zustelldiensten übergeben könnte.
Andererseits prägt der Kontakt mit dem Kunden das Bild, das der Kunde vom Unternehmen hat. Wenn ich eine angeforderte Police von einer Versicherung am nächsten Tag habe, bei der anderen aber erst nach zwei oder drei Tagen, macht das schon einen Unterschied.
„Der Einkäufer ist auf jeden Fall der Verlierer“
Sehen Sie den Einkäufer als Gewinner oder als Verlierer dieser Entwicklungen?
In meinen Augen ist der Einkäufer auf jeden Fall der Verlierer. Ihm steht ein bestimmtes Budget zur Verfügung, das womöglich immer kleiner wird. Auf der anderen Seite wird das Thema immer komplizierter. So kann sich der Einkäufer plötzlich in einer Situation wiederfinden, in der er beispielsweise Nettopreise mit Bruttopreisen vergleichen oder Dienstleistungspauschalen von Konsolidierern oder alternativen Zustellern einrechnen muss – und am Ende ist nicht immer klar, ob das Ganze viel billiger geworden ist. Der Einkäufer hat das Problem, dass das eine richtig komplexe Materie geworden ist, in die man nur schwer Transparenz hineinbringen kann. Für das Unternehmen ist die eingekaufte Leistung pro Stück billiger geworden, aber der Einkäufer hat ein Vielfaches an Arbeitsaufwand. Früher konnte er das innerhalb von ein paar Stunden im Jahr abhandeln.
Glücklicherweise gibt es Unternehmen wie Mail Professionals, die den Einkäufern da unter die Arme greifen können. Wie sieht es mit den zahllosen Kostenpositionen wie z.B. dem Dieselzuschlag aus? Werden da nicht eventuell gewährte Rabatte an anderer Stelle wieder reingeholt?
Kurier-, Express- und Paketdienstleister, kurz: KEP-Dienstleister, geben sich viel Mühe, damit sie nicht verglichen werden können. Hintergrund ist, dass jeder seine eigenen Tarifzonen und Zuschläge erfindet. Gemeinsam findet man den Treibstoffzuschlag und den Maut-Zuschlag gut. Dann gibt es „besondere Handhabungen“, die woanders Sperrgut heißen, es gibt den Privatzustellungszuschlag, es gibt den Inselzuschlag, es gibt sehr viele weitere tolle Zuschläge.
Mir als Einkäufer versucht jeder der Dienstleister, sein Preismodell überzustülpen, und zwar sehr hartnäckig. Vergleichbar wird es, wenn der Einkäufer in sein Unternehmen hineingeht und ein präzises Anforderungsprofil anfertigt – auch wenn die Organisation zunächst ein wenig schnauft. Aber dann kann er zu den Dienstleistern gehen und genau die Leistungen verlangen, die er gerne hätte.
Je nach der Größe des Budgets, das der Einkäufer zu Verfügung hat, passieren nun mehrere Dinge. Ist er nur ein kleiner oder mittlerer Kunde, zucken die KEP-Dienste mit der Schulter und verweisen auf ihre Standardpreise plus Zuschlag, plus Zuschlag, plus Zuschlag. Sie sind dafür da, um Geld bei den kleineren und mittelgroßen Kunden einzusammeln. Je größer das Volumen ist, desto eher erledigen sich Zuschläge. Entgegen anders lautender Aussagen machen das praktisch alle KEP-Dienstleister. Wir, also Mail Professionals, bündeln große Volumen und haben dadurch den Vorteil, dass wir wenige Abhol-Standorte haben. Unsere Sendungen sind außerdem immer professionell aufbereitet, weil wir wissen, worauf es ankommt. Zu diesem Thema gibt es einen interessanten Benchmark für Einkäufer.
Worum geht es bei dem BME-Benchmark „Kurier-, Express und Paketdienste“ und wie kann er Einkäufer unterstützen?
Er zeigt sofort, wo man im Vergleich zu anderen Unternehmen steht. Mit dem BME-Benchmark kann ich überblicken, wo andere Unternehmen meiner Größenordnung liegen, wie es in anderen Branchen aussieht. So habe ich als Einkäufer mit dem Benchmark eine schnelle und gute Möglichkeit, Transparenz zu erlangen. Die Ergebnisse lassen sich als gute Grundlage für die nächsten Verhandlungsrunden mit den Dienstleistern verwenden.
Einige Leser dürften Sie bereits bei einem der BME-Workshops zu Postdienstleistungen kennengelernt haben, die Sie mitorganisiert und geleitet haben. Sind Fortsetzungen geplant?
Ja, weitere Workshops sind in Planung. Auch aus anderen Regionen gab es bereits Anfragen, was uns natürlich sehr freut. Das Spannende für mich bei diesen Workshops ist, dass die BME-Mitglieder dort auch untereinander diskutieren und Erfahrungen austauschen.
Wir freuen uns darauf und werden die Veranstaltungen selbstverständlich frühzeitig ankündigen. Ich bedanke mich für das Gespräch!
Das Interview führte David Schahinian.
Verfasser: David Schahinian