BME Rhein-Main-Region

Vorreiter im Auftrag des Staates

Martin Müller-Raidt ist Direktor der "Zentralen Beschaffung" bei der KfW Bankengruppe und BME rmr-Vorstandsmitglied. Im Interview mit dem BME Rhein-Main-Region spricht er über den Einkauf der KfW, knifflige EU-Vorgaben und eine besondere einkäuferische Herausforderung …

Herr Müller-Raidt, die KfW Bankengruppe ist nur bedingt mit anderen Banken vergleichbar. So gehören unter anderem die KfW Mittelstandsbank, die KfW Kommunalbank und die KfW Entwicklungsbank zur KfW Bankengruppe. Stehen Sie manchmal vor dem Problem, Gesprächspartnern zunächst die Institution KfW erklären zu müssen?

Im Regelfall ist bekannt, dass die Kreditanstalt für Wiederaufbau die deutsche Förderbank ist. Die Bezeichnung stammt noch aus der Nachkriegszeit und passt heutzutage eigentlich nicht mehr, daher verwenden wir das Kürzel "KfW". Bekannt ist die Bankengruppe in der Öffentlichkeit vor allem dadurch, dass Privathaushalte durch Fördermaßnahmen Kontakt zu uns bekommen, sei es beim Hausbau oder bei Maßnahmen zur Energieeffizienzsteigerung. Die KfW als Deutsche Förderbank ist in erster Linie in Maßnahmen der Regierung eingebunden, wenn zum Beispiel im Rahmen der Finanzkrise Stützungsmaßnahmen beschlossen werden. Selbst im europäischen Zusammenhang, wenn es beispielsweise um Staatshilfen für Griechenland geht, ist die KfW aktiv.

Was kauft die KfW ein?

Die KfW hat ein Beschaffungsvolumen von rund einer viertel Milliarde Euro im Jahr und beschafft alle klassischen Artikel und Leistungen, die andere Banken auch beschaffen. Wir benötigen allerdings keine Leuchtreklamen, keine Geldautomaten und keine Panzerglasscheiben, da wir kein Filialgeschäft betreiben. Unsere Anschaffungen reichen vom Fuhrpark über die gesamte IT-Infrastruktur, die Büroausstattung bis hin zur Telekom- und Medientechnik sowie für den Gebäudeunterhalt.

«Effizienz hat nicht nur mit Geschwindigkeit zu tun»

Sie sind als "Direktor Zentrale Beschaffung" für die gesamte KfW-Bankengruppe zuständig. Wie ist die Abstimmung mit den einzelnen Abteilungen organisiert?

Es gab bis Anfang 2009 kein zentrales Beschaffungsmanagement bei der KfW. Eine Studie des Bundesrechnungshofes, dem Prüfungsorgan der KfW, zeigte die Notwendigkeit für ein zentrales Beschaffungsmanagement, um eine hohe Korruptionssicherheit, mehr Transparenz und wirtschaftliche Vorteile zu ermöglichen. Nicht zuletzt sind dadurch auch Einsparpotenziale leichter zu identifizieren und zu heben. Daher wurde zum 1. April 2009 das "Zentrale Beschaffungsmanagement" gegründet. In der Abteilung sind aktuell 38 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigt, die seither als zentrale Schnittstelle zum Lieferantenmarkt fungieren.

Zur Unterstützung dieses Prozesses haben wir im Januar dieses Jahres einen modernen SAP-Beschaffungsworkflow implementiert. In diesem Workflow ist von einer elektronischen Anforderung über das Bestellverfahren bis hin zu einer automatisierten Rechnungsprüfung alles in einem "Procure to Pay"-Prozess (kurz: P2P) abgebildet. Aus diesem Prozess kann niemand ausbrechen, weil keine Rechnung ohne Bestellbezug bezahlt wird. Damit erreichen wir eine ungewöhnlich hohe Compliance-Rate.

Selbstverständlich waren manche Fachbereiche zunächst nicht begeistert, weil für sie der Gesamtprozess durch den elektronischen Genehmigungsprozess komplizierter geworden ist. Effizienz in der Beschaffung hat aber nicht nur etwas mit Geschwindigkeit zu tun! Wir sind jetzt in der Lage, alle klassischen Einkaufskennzahlen zu erheben, wir können unsere Leistung messen, wir können Benchmarks benennen und mit anderen Finanzinstituten vergleichen. Jetzt sind die Weichen gestellt, den Einkauf möglichst schlank, effektiv und zielgerichtet aufzustellen, damit er seinen Mehrwert für die Bankengruppe aufzeigen kann.

Haben Sie sich vor der Einführung des "P2P"-Prozesses eine interne Kommunikationsstrategie zurechtgelegt?

Ja, wir haben bereits im Herbst des vergangenen Jahres den Fachbereichen ausführlich kommuniziert, dass ein neuer Beschaffungsprozess eingeführt wird. Unterstützend haben wir eine "Roadshow" auf die Beine gestellt, in der wir die praktische Umsetzung demonstriert haben. Allerdings wurde das zunächst nicht mit der nötigen Ernsthaftigkeit wahrgenommen.

So kam es, dass bei den ersten Veranstaltungen vornehmlich Sekretärinnen teilnahmen, obwohl wir die Direktoren angeschrieben hatten. Der Aufschrei bei der Umsetzung im Frühjahr dieses Jahres war zu erwarten. Meine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind, überspitzt ausgedrückt, "durch die Hölle gelaufen" - das schweißt ein junges Team zusammen! Mittlerweile arbeiten die Anforderer routiniert mit dem Workflow und der Beschaffungsprozess ist hausweit akzeptiert.

Wie sieht die Beziehung zu Ihren Lieferanten aus? Greifen Sie auf langjährig gewachsene Geschäftsstrukturen zurück?

Wir erfassen dieses Jahr alle Lieferanten, die uns die Fachbereiche vorschlagen bzw. die der Einkauf benennt. 2011 werden wir mit Hilfe einer ABC-Analyse prüfen, wie man eine annehmbar zu steuernde Größe erreicht. Dadurch wollen wir unser Portfolio von erwarteten 4.000 Lieferanten auf 1.800 bis 2.000 Lieferanten konsolidieren. Dies bringen wir schrittweise voran, um nicht im ersten Jahr neben der Einführung des "P2P"-Prozesses gleichzeitig Maßnahmen zur Lieferantenreduzierung vorantreiben zu müssen - dann würden wir den Bogen überspannen.

Bei der KfW kommt aber noch eine Besonderheit hinzu: Wir sind öffentlicher Auftraggeber und damit unterliegen wir den EU-Vorgaben zur Auftragsvergabe. Alle Aufträge und Bestellungen in einem Wert von über 193.000 Euro sind europaweit auszuschreiben. Die KfW hat also neben dem klassischen Einkauf, der warengruppenbezogen aufgestellt ist, auch eine EU-Vergabestelle. Die besteht aus drei Juristen und vier Kaufleuten und beschäftigt sich ausnahmslos mit der Beschaffung von Gütern und Leistungen, die EU-weit ausgeschrieben werden müssen.

Von unserem Beschaffungsvolumen werden etwa 70 % EU-weit ausgeschrieben. Im Gegensatz zum klassischen Einkauf müssen Sie sich im EU-Vergabeverfahren von Beginn an die gültige Strategie zurechtlegen, nach welchen Kriterien Sie die Lieferanten später europaweit auswählen. Sie haben keine Möglichkeit, während des Verfahrens noch Änderungen der Kriterien oder Anpassungen vorzunehmen. Alles ist exakt vorgegeben, um eine spätere Anfechtbarkeit vor Gericht zu vermeiden. Eine langjährige Lieferantenbindung ist vor diesem Hintergrund nur schwer möglich.

Damit sich beispielsweise kein Unternehmen diskriminiert fühlt?

Exakt, und das ist nicht einfach. Die KfW hat es sich zur Aufgabe gemacht, in diesem Bereich Vorreiter zu sein. Unser Haus praktiziert die EU-Vergabe schon seit vielen Jahren, und es gab in all diesen Jahren vielleicht vereinzelt einmal Rügen oder Klagen von Lieferanten, die sich übergangen fühlten. Aber keine einzige war vor Gericht erfolgreich, weil unsere Vergabestelle sehr professionell gearbeitet und alle Vorgänge absolut rechtssicher dokumentiert hat.

Gibt es bei der KfW auch nicht alltägliche Beschaffungsmaßnahmen?

Außergewöhnlich oder eher belustigend ist, wenn die Bank zum Beispiel Sanitärbedarf einkaufen muss. Das Toilettenpapiervolumen der Bank an den drei Standorten Frankfurt, Berlin und Bonn liegt über 193.000 Euro - wir müssen also eine EU-weite Ausschreibung über Toilettenpapier machen. Wenn sich dann Einkäufer damit beschäftigen, wie es um die Reißfestigkeit bestellt ist, wie viele Lagen angedacht sind und wie eventuell ein Test durchgeführt werden könnte - da kann man sich ein Schmunzeln nicht verkneifen ...

Eines der energieeffizientesten Bürogebäude der Welt

Die 2010 in Betrieb genommene Westarkade der KfW ist eines der energieeffizientesten Bürogebäude der Welt. Inwieweit ist bei solchen Projekten die Einkaufsabteilung eingebunden?

Für den Bau neuer Gebäude ist der Fachbereich "Zentraler Service" erster Ansprechpartner. Wir haben auch eine eigene Abteilung "Nachhaltigkeit", die generell diese Maßnahmen begleitet. Diese Bereiche arbeiten Hand in Hand zusammen mit dem Einkauf. Unser Einkäufer ist natürlich ebenfalls bestrebt, im Rahmen von "Green Procurement" auf Nachhaltigkeit zu achten.

Wir sehen hier eine Vorbildfunktion der KfW und deren internationales Ansehen. Es gibt neben den bekannteren Ratingagenturen auch solche, die in erster Linie Maßnahmen hinsichtlich Nachhaltigkeit beurteilen - zum Beispiel Sustainalytics GmbH und oekom research AG. Für die KfW ist ein gutes Rating wichtig und da spielt der Einkauf eine maßgebliche Rolle. Dazu gehören nicht nur die Beschaffung von nicht-chlorgebleichtem Papier oder die umweltfreundliche Ausstattung der Fahrzeugflotte, sondern beispielsweise auch die Berücksichtigung rechtlicher Vorgaben für Leiharbeitnehmer. Hier leistet der Einkauf der KfW einen deutlichen Wertbeitrag. Das Rating ist diesbezüglich sehr gut ausgefallen, worauf wir stolz sind.

Die Finanzierung von Infrastrukturvorhaben gehört ebenfalls zum Aufgabenbereich der KfW. Haben Sie bei der Westarkade Hilfe aus dem eigenen Haus in Anspruch genommen?

Mit der Finanzierung hatten wir in diesem Fall nichts zu tun. Die KfW plant solche Baumaßnahmen und schlägt sie dem Verwaltungsrat vor. Der Verwaltungsrat befindet dann über die Notwendigkeit, Gestaltung und Planung. Wir haben keine ausgesprochenen Baufachleute in unseren Reihen, die energetische Maßnahmen beurteilen können, obwohl wir als Förderbank zum Beispiel Solarenergie fördern. Die benötigen wir jedoch auch nicht. Für Fördermaßnahmen lassen wir uns dies über Nachweise, Dokumente und Prüfunterlagen der Installationsunternehmen bescheinigen.

Ein generelles Problem der Bank besteht darin, dass sie nicht in direktem Kontakt mit dem Endkunden steht. Ein Hauseigentümer zum Beispiel muss zu seiner Hausbank gehen und dort ein KfW-Darlehen beantragen. Im Internet sind alle Anträge mitsamt Hilfestellungen abrufbar, aber ihre Hausbank wird nicht begeistert reagieren. Sie will eher ihr eigenes Darlehen verkaufen, das natürlich zu einem ganz anderen Zinssatz angeboten wird. Um unsere Angebote bekannter zu machen, haben wir in der Finanzkrise das Marketingprogramm "Konjunktur on tour" initiiert. Wir sind mit Gelenkbussen durch Deutschland gefahren und haben in größeren Städten vor Ort das Förderprogramm der KfW vorgestellt.

Sie haben das Stichwort Finanzkrise genannt. Banker haben, so scheint es, momentan keinen guten Stand in der Öffentlichkeit. Bemerken Sie das im täglichen Geschäft?

Banker werden in diesem Zusammenhang oft über einen Kamm geschert, aber die KfW ist eine Förderbank mit Staatsauftrag und zählt nicht zu den Investmentbanken. Allerdings spüren wir die Folgen der Finanzkrise auch: Wenn die Regierung im Rahmen der Wirtschaftskrise ein Förderprogramm auflegt, muss die KfW mehr Anfragen und Kredite bearbeiten - das wirkt sich natürlich auf unsere Arbeitsbelastung aus. In den Augen mancher Aktivisten dient die Bank auch als gute Gelegenheit für Aktionsübungen: Vor einigen Wochen haben Studenten der Frankfurter Universität an einem Samstag geprobt, wie man eine Bank besetzt. Es wurde eine Menschenkette vor dem Bankgebäude gebildet, lediglich um zu üben - samstags ist sowieso wenig Betrieb. Absicht ist natürlich, in nächster Zeit eventuell die Zentrale einer großen Investmentbank für wenige Stunden zu besetzen.

Immerhin erfüllt sie dadurch ungewollt auch einen gesellschaftspolitischen Auftrag … Hat die KfW auch mit dem vielzitierten Nachwuchskräftemangel zu kämpfen?

Ja, den merken wir. Die Abteilung "Zentrale Beschaffung" ist sehr jung und besteht zu etwa 70 % aus Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die aus anderen Fachbereichen transferiert wurden. Weiteres Personal haben wir nach intensiver Suche von außen rekrutiert. Die Mischung ist eine gelungene Synergie, weil die Mitarbeiter voneinander lernen können. Wir investieren sehr viel in die Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, etwa durch die BME-Qualifikation "Fachkaufmann/-frau für Einkauf und Logistik" oder den Besuch von Seminaren. Schließlich sind wir aktiv im Finanzdienstleisterkreis des BME eingebunden.

«Frankfurt ist durchaus lebenswert»

Der BME rmr berichtete auf seiner Internetseite kürzlich von der Studie "Top Global Cities", bei der Frankfurt im weltweiten Vergleich auf dem 20. Platz gelandet ist. Wo sehen Sie die Besonderheiten des Rhein-Main-Gebiets?

Den Titel "Finanzmetropole" wird Frankfurt keiner streitig machen, weil hier die meisten Bankenzentralen sind: Commerzbank, Deutsche Bank, Deka-Bank, auch die KfW als drittgrößte Bank Deutschlands hat hier ihre Zentrale. Auf der anderen Seite ist Frankfurt mit knapp 700.000 Einwohnern im Vergleich zu anderen deutschen Städten ein Dorf. Frankfurt ist hauptsächlich wegen seines Flughafens weltweit bekannt. Erschwerend kommt hinzu, dass viele Menschen in Frankfurt arbeiten, aber im Umland wohnen. Von dem Charme und der Atmosphäre, die beispielsweise Berlin mitbringen kann, sind wir noch ein gutes Stück weg. Aber ich finde Frankfurt durchaus lebenswert.

In der Politik gibt es verstärkt Bestrebungen, eine Metropolregion Rhein-Main zu begründen.

Vielleicht liegt dies auch daran, dass Frankfurt gerne Geld aus den umliegenden Kreisen erhalten möchte. Die Menschen nehmen häufig städtische Kulturangebote an, während sie im Umland wohnen und dort steuerlich veranlagt sind. Das Vorhaben wird sicherlich nicht auf fruchtbaren Boden fallen, weil auch die umliegenden Gemeinden einiges an Infrastruktur für die Bewohner leisten.

Sie sind in Ihrer Freizeit auch Vereinsvorsitzender des Kelkheimer Kinovereins. Möchten Sie den BME-Mitgliedern Ihren Lieblingsfilm empfehlen?

Ich habe keinen Lieblingsfilm. Das Kino haben wir als Studenten aus einer Not heraus eröffnet, weil es in Kelkheim kein Filmtheater gab. Unsere beiden Kinosäle sind sehr modern eingerichtet, mit digitaler Vorführeinrichtung, mit Dolby Digital Tontechnik und mit Internetreservierung ausgestattet. Die Besonderheit des Theaters liegt darin, dass es ehrenamtlich betrieben wird - mit über 1.200 Vorstellungen im Jahr! Die Geschäftsidee hat uns gereizt, der kleine Betrieb hält sich trotz unmittelbarer Nähe zum Kinopolis gut und ist absolut konkurrenzfähig.

Viele Menschen gehen vermutlich lieber in ein kleines, persönlicheres Kino als in eines der Multiplexe.

Das Multiplextheater ist anonym und gleicht einer Massenabfertigung, aber Differenzierung belebt das Geschäft. Wenn wir ausschließlich Blockbuster spielen würden, dann käme sicherlich niemand zu uns. Differenzierung heißt, auch einen Frauenfilmabend mit einem Glas Sekt anzubieten, regelmäßige Filmkunst, eine Kinderfilmreihe, besonders anspruchsvolle Filme, Prädikatsfilme, Regisseurbesuche, usw. Was den Einkauf betrifft, ist der Filmmarkt übrigens sehr speziell.

Es gibt nur eine begrenzte Anzahl an Kopien, und um diese Kopien schlagen sich alle Kinobetreiber in ganz Deutschland. Da muss man den Filmverleiher mit guten Argumenten und guten Besucherzahlen überzeugen, um eine Kopie zu ergattern, die man dann eine Woche lang verwerten darf. Wenn zum Beispiel ein neuer "James Bond" startet, gibt es davon eventuell nur 350 Kopien für 3.500 Leinwände.

Durch diese künstliche Verknappung lockt der Verleih die Menschen gezielt in die großen Kinos. Dort zahlt man mehr Eintritt, und da die Verleihmiete prozentual vom Eintrittspreis abhängig ist, verdient der Verleih mit einem Kinopolis-Eintritt wesentlich mehr als mit einem Eintritt beim Kelkheimer Kino. Was man bei diesen Film-Verhandlungen mitmacht, ist das Grauen eines jeden Einkäufers - ein typischer "Verkäufermarkt"!

Herr Müller-Raidt, vielen Dank für das Gespräch!

Das Interview führte David Schahinian

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Verfasser: David Schahinian