GIZ gewinnt BME/BMWK-Preis „Innovation schafft Vorsprung“
Keine Spur mehr von Amtsschimmel und Paragrafenreiterei. In vielen Behörden und öffentlichen Institutionen herrscht mittlerweile eine Hands-on-Mentalität. „Auch die öffentliche Hand kann als Vorreiter Innovationen den Weg in den Markt ebnen“, sagt denn auch Dr. Franziska Brantner, Parlamentarische Staatssekretärin beim Bundesminister für Wirtschaft und Klimaschutz. Es sollen noch mehr Vorreiter werden. Daher verleiht der BME schon seit vielen Jahren gemeinsam mit dem Bundesministerium den Preis „Innovation schafft Vorsprung“. Preisträger in diesem Jahr ist, neben der N-ERGIE AG, die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ). Eine treibende Kraft hinter dem ausgezeichneten Projekt ist BME rmr-Vorstandsmitglied Laurenz Büschel.
Die zu lösende Aufgabe war anspruchsvoll: Das jährliche Vergabevolumen der GIZ liegt bei knapp 2 Milliarden Euro, verteilt auf etwa 20.000 Anforderungen. Der Einkauf von Sachgütern beträgt dabei nur 10 Prozent, der Rest entfällt auf Dienstleistungs- und Finanzierungsverträge. Die Anforderungen kamen bislang auf vielen unterschiedlichen Wegen und in sehr unterschiedlicher Qualität in der Einkaufsabteilung an. Ohne eine Digitalisierung der Beschaffungsprozesse waren die Aufgaben kaum mehr zu stemmen. Eine effiziente Lösung musste her, zumal das Vergabevolumen aller Voraussicht nach in Zukunft weiter steigen wird.
Ein Vergabe-Management-System (VMS) eines externen Anbieters hatte das Projektteam für die GIZ bereits 2018 eingeführt, darauf konnte es aufbauen. Im Blickpunkt stand nun vor allem die benutzungsfreundliche und einheitliche Erfassung der Anforderungen an einer zentralen Stelle. Eine Standardlösung kam aber nach ausführlicher Prüfung des Marktes nicht infrage. Ein Grund dafür ist, dass die GIZ weltweit und mitunter sehr spezielle Waren und Dienstleistungen einkauft, die nicht in ein Schema F passen. So entschied man sich für eine eigene Lösung, die zudem auch noch agil entwickelt werden sollte. Ein Begriff, den viele (noch) nicht mit der öffentlichen Hand in Verbindung bringen. Das Vorgehen ermöglichte unter anderem kurze Iterationszyklen und die Chance, auch während des Entwicklungsprozesses noch flexibel nachjustieren zu können.
Routinen aufbrechen ist nötig, dauert aber
Wer Neues wagt, dem wachsen Flügel, heißt es. Bis die Lösung tatsächlich „flog“, waren aber noch einige Stolpersteine aus dem Weg zu räumen. „Eine Herausforderung war, alle Personen und Akteure bis zum Produktivgang und darüber hinaus von den neuen Möglichkeiten zu überzeugen. Schließlich unterscheiden sich diese von den jahrelang gewohnten und eingeübten Prozessen“, erinnert sich Laurenz Büschel. Dem begegnete das Projektteam mit größtmöglicher Transparenz und so viel Einbindung wie möglich. Dass man die Belegschaft bei solchen Projekten „mitnehmen“ muss, ist bekannt. Man muss ihnen aber auch sagen, wohin die Reise gehen soll.
Das war wiederum einfach, denn das Ziel war klar: Im Zentrum stand immer die einfache und komfortable Benutzbarkeit des Portals. Aus gutem Grund: Die GIZ plante, es sowohl in der Eschborner Zentrale als auch in ihren mehr als 80 weltweiten Landesbüros und Vertretungen einzusetzen. „Ein weiterer Erfolgsfaktor war, beschaffungsseitig eine erfahrene Projektleiterin zur Seite stehen zu haben, die das Produkt während seines Entwicklungsprozesses geschützt hat.“ Sie hielt dem Projektteam den Rücken frei, damit es sich voll auf seine anspruchsvolle Aufgabe konzentrieren konnte.
Höhere Effizienz, weniger Fehler
Mit dem Gesamtergebnis hat es die GIZ auf das Siegertreppchen beim BMWK und beim BME geschafft. Es zeigt, welche enormen Fortschritte durch die Digitalisierung innerhalb weniger Jahre auch bei der öffentlichen Hand erreicht werden können. Bereits nach der Liveschaltung des Vergabe-Management-Systems verzeichnete die Gesellschaft signifikante Effizienzsteigerungen. Sie setzten sich mit der Einführung des neuen Procurement Portals fort. Dazu hat auch beigetragen, dass es weltweit mithilfe eines leicht verständlichen Erklärfilms ausgerollt wurde. Sollte es doch einmal Fragen geben, unterstützt eine mehrstufige textuelle Hilfestruktur an Ort und Stelle weiter. Mittlerweile ist das Portal in vier Sprachen verfügbar.
Am Ziel ist man bei der GIZ aber noch nicht. Dieses ist, den Beschaffungsprozess von der Bedarfsentstehung bis zur Bezahlung der Rechnung komplett digital zu führen. Es geht Schritt für Schritt weiter, sagt Laurenz Büschel: „Als Nächstes planen wir, weitere Beschaffungsgruppen an das Portal anzuschließen.“
„Wir freuen uns sehr über diese Auszeichnung für unser langjähriges Vorstandsmitglied. Herzlichen Glückwunsch!“, sagt Manuel Schmidt, Vorstandsvorsitzender des BME rmr. „Sie zeigt, dass die aktive Mitarbeit im BME auch einen großen Nutzen für die eigene Tätigkeit haben kann.“ Seit mittlerweile 27 Jahren engagiert sich Laurenz Büschel im Führungsgremium des Regionalverbands.
Die Preise wurden am 22. März 2022 beim „Tag der öffentlichen Auftraggeber“ im Rahmen des Förderprojekts „Kompetenzzentrum innovative Beschaffung“ (KOINNO) verliehen. Weitere Informationen zur Digitalisierung der Beschaffungsprozesse bei der GIZ finden Sie in der Präsentation des Projektteams.
David Schahinian
