BME rmr Webinar: Kommunikation in virtuellen Zeiten: Wenn der Unterschied den Unterschied ausmacht
Am Anfang der Corona-Pandemie musste es schnell gehen: Von jetzt auf gleich fanden sich viele Beschäftigte im Homeoffice wieder, ohne ausreichend darauf vorbereitet gewesen zu sein. Im Wort Homeoffice steckt nämlich das Wort „home" und „office" – und diese zwei Lebenswelten galt es mehr oder weniger erfolgreich mit Hilfe der virtuellen Kommunikationstools zu meistern. Mittlerweile sind MS Teams, Zoom, Skype oder Jitsi für die meisten keine Fremdworte mehr. Und keine Frage: Wenn plötzlich kleine Kinder in die Kamera schauen oder im Hintergrund das Reinigungspersonal durch das Bild marschiert, ist das menschlich und sympathisch. Romy Kranich-Stein, systemische Prozessberaterin und Business Coach, plädiert allerdings für einen professionelleren Umgang mit Videokonferenz-Tools. In zwei Online-Seminaren für Einkäufer, die beide innerhalb von zwei Stunden ausgebucht waren, erklärte sie nicht nur theoretisch, sondern auch praktisch, was eine gute Videokonferenz ausmacht.
Diese waren während der Coronakrise Mittel zum Zweck und werden auch in naher Zukunft ein wichtiger Bestandteil unserer Arbeitswelt sein. Eine große Gefahr sei aber die fehlende Trennung von Beruf und Privatleben. Wer aus seinem Zuhause, seiner buchstäblichen Komfortzone arbeitet, legt manchmal auch ebensolche Verhaltensweisen an den Tag. Umso wichtiger sei, sich Gedanken darüber zu machen, welches Bild man in Videokonferenzen abgibt. Mit dem von ihr und Ihrer Kollegin Christiane Hoffmann entwickelten 4-Phasen-Modell gilt es, weg von der Improvisationsphase hin zur Businessphase zu kommen.
Die Technik – der ordnungsgemäße Gebrauch von Webcam oder das Anschalten des Mikros – sollte keine großen Probleme mehr bereiten. Vielleicht sind Sie aber noch in der Improvisationsphase? Hier begegnet man kleinen Unzulänglichkeiten mit Verständnis – weil man vielleicht selbst noch damit zu kämpfen hat. Spannender wird es schon in der Abenteuer-Phase: Knöpfchen drücken und sehen was passiert, Hintergründe wechseln und und und. Aber erst bei der vierten Phase wird es richtig interessant, erklärt Romy Kranich-Stein: „Wer sich als Repräsentant seiner Firma sieht und auch so wahrgenommen wird, hat die Chance, den Unterschied zu machen – für Bestandskunden, für Neukunden und für Geschäftspartner."
Oftmals sieht die Realität noch anders aus: viele Teilnehmer sind nicht deutlich zu sehen oder zu hören, eine Fotogalerie mit der Familie lenkt vom Gesagten ab, oder die Kollegen schauen komisch, weil die Webcam ein fieses Doppelkinn macht. Im schlimmsten Fall kommt alles zusammen. Grund genug für die rmr-Vorstandsmitglieder Peter Leitsch und Laurenz Büschel, erneut Romy Kranich-Stein um Rat und Tipps zu bitten. Bereits im September 2019 hatte sie rund 50 Einkäufer in Frankfurt am Main in Sachen Kommunikation innerhalb einer Präsenzveranstaltung geschult.
Kleiner Tipp, große Wirkung
Keinesfalls wollte die Referentin dem Digitalen das spielerische Element nehmen. Es gibt jedoch viele kleine Stellschrauben, die einen Menschen in positiverem und überzeugenderem Licht erscheinen lassen. Meist dauert es nur Sekunden, um an ihnen zu drehen. „Dabei geht es zum einen um individuelle, zum anderen um Meeting-Aspekte, Organisatorisches beispielsweise", erklärt Romy Kranich-Stein.
Neun wichtige Punkte, die garantiert den Unterschied ausmachen, präsentierte sie im Online-Seminar. Zu den individuellen Aspekten zählt beispielsweise, sich vorher Gedanken um seine Wirkung zu machen. Der Fokus sollte auf dem Vordergrund, sprich: der Person, liegen. Das bedeutet nicht, vor einer weißen Wand zu sprechen. Mit der Kleidung können aber beispielsweise Akzente gesetzt werden, die den Blick der Gegenüber auf den Menschen ziehen – und nicht auf die Familienfotos im Hintergrund. Eine gute Möglichkeit, zusätzlich Unternehmenspräsenz zu zeigen, ist, das Firmenlogo in den Hintergrund miteinzubinden oder die richtige Firmenbezeichnung der eigenen Person einzustellen.
Oftmals wird nach wie vor vergessen, dass Online-Meetings eigene Regeln haben. Vieles, was im realen Meetingraum über Körpersprache oder Blickkontakt gesteuert wird, fällt im Netz weg oder gestaltet sich dort anders. Wie kündigt man einen Wortbeitrag an? Soll Kollaboration ermöglicht werden – und wenn ja, wie? Wie ist die Rollenverteilung? „Virtuelle Meetings benötigen mehr Struktur und vor allen Dingen eine gute Vorbereitung, um den Beteiligten Sicherheit zu geben und die Distanz zu verringern", betont Romy Kranich-Stein.
Persönliches Feedback im geschützten Raum
Nach zahlreichen weiteren hilfreichen Tipps für die Meeting-Gestaltung via Zoom und Co. wurde die unterhaltsame Probe aufs Exempel gemacht. Die Teilnehmerzahl der beiden Webinare war bewusst auf zwölf begrenzt, um individuelles Feedback geben zu können. Besser, der Coach sagt die ungeschminkte Wahrheit, als dass es erst der vierzehnte Kunde macht. Das war aber nur noch zum Teil nötig: Viele hatten bereits schon während und nach der Präsentation hilfreiche Tipps in die eigene Praxis umgesetzt und ihre Außendarstellung noch während des Online-Seminars optimiert. In einem Punkt waren sich alle Teilnehmer einig: In Web-Meetings steht jeder dauerhaft im Mittelpunkt – ob er will oder nicht. „Also machen Sie den Unterschied!", ermunterte Romy Kranich-Stein abschließend.
David Schahinian
